Personvernerklæring

Behandling av personopplysninger hos Diskrimineringshjelpen og Meglingsbenken (DiMe)

Sist oppdatert 15. desember 2021.

Denne personvernerklæringen beskriver hva slags personopplysninger vi samler inn om våre registrerte klienter, hvordan vi samler inn og bruker personopplysningen. Denne personvernerklæringen beskriver også dine rettigheter, og hvordan man kan gå fram for å få innsyn i egne opplysninger.

Alle har rett til å vite hvilken informasjon vi har om dem, hvordan den behandles og av hvem. Alle har dessuten lov til å få opplysninger rettet eller slettet dersom de ikke stemmer.

DiMe ber om nødvendige opplysninger for å vurdere klientens juridiske problemstillinger med formål om eventuell juridisk bistand. Opplysningene som innhentes skal være korrekte, relevante og ikke overskride det som er nødvendig for å bistå klienten på en forsvarlig måte og på en måte som ivaretar behovet DiMe har for å dokumentere forsvarlig drift, herunder utarbeide statistikk for å oppfylle rapporteringskrav.

Behandlingen av personopplysninger skal oppfylle kravene i personopplysningsloven med tilhørende forskrifter.

Det er frivillig å gi DiMe kontaktopplysninger, men for å kunne oppfylle avtalen med deg trenger vi å registrere opplysningene.

Det rettslige grunnlaget for innhenting av personopplysningen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b).

DiMe gir rådgivning og bistand i saker som gjelder rasisme og diskriminering. Til dette formålet har vi et elektronisk arkiv.

Vi lagrer kontaktopplysningene i et dataprogram der vi samler all informasjon om våre klienter og deres saker.

Noen ganger trenger vi mer informasjon om deg (for eksempel fødselsnummer), for å skrive klage på vegne av deg. Vi innhenter slik informasjon fra deg kun når vi trenger det. Dette lagres også i vårt dataprogram.

DiMes medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer derfor alle som tar kontakt med oss til å være bevisst hva slags opplysninger man velger å sende via e-post.

Adgangen til registrene hvor personopplysninger er registrert, er begrenset til medarbeidere med særskilt ansvar for disse. Tilgangen til informasjon er sikret med tilgangskontrollmekanismer. Alle medarbeidere med tilgang på personopplysninger har signert en taushetserklæring med egne bestemmelser om rutiner og plikter i håndtering av personopplysninger.

Vi vil ikke avsløre, dele eller videresende opplysninger eller personlig informasjon til noen tredjepart. Unntak vil være hvis opplysningene er gitt oss for at vi skal følge opp en sak overfor en tredjepart, og vi har ditt uttrykkelige samtykke til å gjøre det.

DiMe videreformidler ikke personopplysninger til tredjepart for kommersielt bruk.

Dersom du er registrert hos DiMe, har du som hovedregel rett til å få vite hva som er registrert om deg.

Den behandlingsansvarlige har plikt til å rette og slette, på eget tiltak eller på anmodning, når opplysningene er feilaktige, mangelfulle eller unødvendige. Den behandlingsansvarlige skal sørge for at mangelfulle eller feilaktige opplysninger ikke får betydning for den registrerte.

Dersom vi oppdager at informasjon som DiMe har er uriktig eller ufullstendig blir informasjonen rettet. Dette kan skje enten av eget tiltak eller etter begjæring fra den registrerte.

Informasjon skal ikke lagres lengre enn formålet med behandlingen av personopplysninger tilsier. Etter dette skal informasjonen slettes.

Når en sak hos DiMe er avsluttes, arkiveres den. Vi oppbevarer arkiverte saker i ti år, i tråd med anbefalingene fra Advokatforeningene. Dette er standard i bransjen.

Etter dette blir informasjonen slettet. Klientinformasjon kan også slettes etter forespørsel fra klienten.

Når du henvender deg og ber om informasjon, skal den behandlingsansvarlige svare innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn. Du kan kreve et skriftlig svar. Dersom det er umulig for virksomheten å overholde fristen, kan den sende et foreløpig svar med opplysninger om årsaken til forsinkelsen og tidspunktet når du kan vente svar.

Når du krever informasjon eller andre rettigheter etter personopplysningsloven, er dette kostnadsfritt for deg.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

DiMe forbeholder seg retten til å endre eller oppdatere personvernerklæringen. Alle endringer er gjeldende fra de legges ut, og vil omfatte informasjon samlet inn fra den datoen så vel som eksisterende informasjon oppbevart av DiMe. Du kan finne ut når disse retningslinjene sist ble revidert ved å se “Sist oppdatert” øverst på denne siden.

Informasjon om behandling av personopplysninger på DiMe gis gjennom dette dokumentet. Ønsker du ytterligere informasjon, kan du kontakte behandlingsansvarlig:

DiMe v/ Åsa Sellevoll Hebnes
E-post: dime@dhjelpen.no
Telefon: 402 20 613

Besøksadresse:
Schweigaards gate 12, Galleri Oslo.
Vi har kontorer i lokalene til Norges Handikapforbund.

Postadresse:
DiMe – Diskrimineringshjelpen og Meglingsbenken
Schweigaardsgate 12
Postboks 9270 Grønland
0134 Oslo